公共交通技術特化型イノベーションプラットフォーム

1. RFP／入札仕様書作成の位置づけと意義

RFP（Request for Proposal：提案依頼書）や入札仕様書は、公共交通業界における調達案件の起点となる重要な文書です。特に鉄道やバス事業のように安全性・公共性を前提とした設備やシステムでは、導入の可否やベンダー選定の方向性を大きく左右するため、単なる「書類作業」ではなく、組織全体の意思決定を形にする工程といえます。ここでの精度や明確さが欠けると、後続の設計・導入段階で追加コストや仕様変更が頻発し、現場に余計な負担を強いる結果になりかねません。

まず理解しておくべきは、RFPは「調達部門のための書類」ではなく「現場・管理・ベンダーをつなぐ共通言語」であるという点です。現場部門が抱える課題や運用ニーズを、管理部門や技術部門が整理し、外部ベンダーに正しく伝える。その過程で、部門ごとに異なる言葉や視点を調整し、誤解を最小化する役割を果たします。例えば、現場からの声として「障害時に復旧が早いシステムが欲しい」という要望があった場合、それを「平均復旧時間（MTTR）を30分以内とする」など定量的な表現に変換しなければ、ベンダーにとって実効性のある仕様にはなりません。

また、公共交通業界特有の観点として、RFPは単年度の調達ではなく「10年〜20年にわたる運用の青写真」を含む必要があります。システムや設備は導入後に長期的な保守契約や更新計画が不可避であり、短期コストだけで評価してしまうと後年のトラブルや財務負担が拡大します。したがって、RFP作成の段階から「導入後の維持管理」「制度変更への対応」「災害時のレジリエンス」までを視野に入れた記述が求められます。

さらに、RFPは教育の観点でも意義があります。若手や初学者にとって、RFPを通じて「現場の声がどのように技術要件に変換されるか」「部門間でどのように合意形成するか」を学ぶ機会となります。ベテラン技術者にとっても、自身の経験や判断基準を言語化し、組織知として残す過程がRFPに反映されます。結果として、RFP作成は単なる調達プロセスを超えて、組織全体のナレッジマネジメントや人材育成の基盤にもなるのです。

このように、RFP／入札仕様書の作成は「業務改善の形式化」であり、「調達を通じた教育・連携の促進装置」でもあります。現場と管理、ベンダーが同じテーブルで未来を描くための第一歩として、その位置づけと意義を正しく理解することが、本章の狙いです。

振り返りワーク

本記事の学びを定着させるため、短いアウトプットで振り返ります。業務でのRFP作成や社内教育の場面にすぐ応用できる問いを用意しました。ご自身の担当案件や組織の状況に置き換えて考え、数値での表現・部門連携・評価の透明性といった実務観点を確認しながら、明日からの行動につなげていきます。

Q1：非機能要件は検証可能な数値で記述できていますか（例：稼働率99.9%以上、MTTR30分以内など）と振り返りますか。

• Yes（できています）
• No（不足があり、見直します）

Q2：RFPの基本に関する理解を確認します。次のA～Dのうち、誤っているものが一つあります。該当すると考えるものを選んでください。

• A. RFPは現場・管理・ベンダーをつなぐ共通言語として機能します。
• B. 評価の公平性を高めるため、配点や観点はRFP内に明記します。
• C. 価格比較が主目的なので、評価基準は公開しない方が良いです。
• D. 要件は「検証可能な表現」で示すほど提案の質が揃いやすくなります。

Q3：次の状況に最も適すると考える選択肢を選びます。ピーク時の操作が複雑で誤操作が多発していると把握しました。どの打ち手が適切だと考えますか。

• A. 「操作手順は3ステップ以内」「誤操作時のロールバック10秒以内」などの非機能要件を明記し、教育設計を合わせて要求します。
• B. ベンダーの創意工夫に任せ、RFPでは具体要件を避けて自由提案のみとします。
• C. 現場ヒアリングを省略し、従来仕様を踏襲して入札を進めます。

Q4：RFPの表現として最も適切だと考える例文を選んでください。

• A. 操作は直感的で使いやすいこと。
• B. 操作手順は最大3ステップ以内、主要画面の応答は10秒以内、運用手順書と教育資料を納品すること。
• C. 当社が過去に採用したXX社方式に準拠すること。

Q5：RFP作成の進め方として適切な順序を考えます。A～Fを並び替え、A→…のように記入してください。

• A. 要件のMust／Should／Could分類を行います。
• B. 現場ヒアリングで課題を抽出します。
• C. RFPドラフトに「検証可能な表現」で要件を記載します。
• D. 部門横断レビュー（現場・調達・法務・管理）を実施します。
• E. 評価基準と配点の合意を形成し、RFPに明記します。
• F. RFP配布・入札開始とします。

Q6：実務への応用を書き出します。現在または予定の案件を一つ挙げ、以下を整理してください。

• 案件名と現場課題（1～2行）を書きます。
• Must／Should／Couldの要件を各2点ずつ、数値や条件で表現します。
• 評価指標を2つ以上（例：稼働率、応答時間、保守到着時間、LCC）と目標値を書きます。
• 主要リスクと回避策（例：相直先調整、部品供給）を1点ずつ書きます。

Q7：後輩への指導の観点で計画をまとめます。30～60分の社内勉強会を想定し、骨子を書いてください。

• 学習目標（例：非機能要件を検証可能に書けます など）を書きます。
• 使用ケース（過去RFP・評価表）と配布物（簡易チェックリスト）を書きます。
• 演習内容（要件の数値化／配点設計のミニワーク）を書きます。
• 評価観点（表現の明確性・現場適合性・透明性）を書きます。